社会人1年目の皆さん、ExcelやWordで困っていませんか？
「先輩に同じこと何度も聞いちゃって申し訳ない…」「大学でちょっと触ったけど全然覚えられない…」って悩んでいる方、実はめちゃくちゃ多いんです。
実際、株式会社オデッセイコミュニケーションズの調査によると、大学生の60%以上がExcelに苦手意識を持っているという結果が出ています。
「Excelは得意ですか？」という問いに対して、42%の学生が「苦手」だと回答しており、31％が「どちらとも言えない」、24％が「少し苦手」という回答で、実に6割を超える大学生が、Excelに対して苦手意識を持っていることがわかります。
出典：TAC株式会社「新入社員がWordやExcelを使えない」そんな苦労話を笑い飛ばすために
でも安心してください。この記事では、実務で本当に使う機能だけを紹介します。全部覚える必要なんてありません。
正直に告白：私も最初は全部覚えようとして挫折しました
恥ずかしい話なんですけど、私が社会人1年目の時、「Excel完全マスター！」みたいな分厚い参考書を買ったんです。
で、意気込んで「よし、全部覚えるぞ！」って思ったんですが…3日で挫折しました。
マクロとかVBAとか、ピボットテーブルとか、「こんなの実務で使うの？」って機能がいっぱい載っていて。結局、最初の50ページくらい読んで、本棚の肥やしになりました。
今思えば、あれは完全に失敗でした。だって、実務で使う機能って、実はめちゃくちゃ限られているんです。
ジャストシステム社の2020年の調査では、会社勤めをしている人の70.3％が最も利用頻度の高いソフトとして「Microsoft Excel」を使っているそうです。
会社勤めをしている人のうち70.3％が最も利用頻度の高いソフトとして「Microsoft Excel」を掲げており、2位の「Microsoft Word」（14.5％）と比べてもその利用頻度は圧倒的。
出典：データのじかん「新入社員必見！今のうちに知っておくべきエクセルスキル10選」
でも、使っている人が多いからといって、全機能を覚える必要はないんです。
Excel、実際に使うのはこの5つだけ
実務で本当によく使う機能って、実はこの5つだけなんです。
1. データ入力とコピペ
これ、本当に基本中の基本なんですけど、意外と重要です。
セルに文字や数字を入力して、Ctrl+C（コピー）、Ctrl+V（ペースト）ができれば、とりあえずOK。
しゅふJOBナビの調査によると、Excel初級レベルとして求められるスキルの最初に挙げられているのがこれです。
・フォーマット化された表へのデータ入力 ・コピー＆ペースト ・データを名前を付けて保存・上書き保存
出典：しゅふJOBナビ「エクセル・ワードの『基本的な操作』ってどの程度？」
私が最初にやった仕事も、先輩が作ったExcelのフォーマットに数字を入力するだけでした。それだけで十分、仕事として成立するんです。
2. 四則演算（足し算・引き算・掛け算・割り算）
Excelで「=」を入力すると、計算ができます。
例えば、セルA1に「100」、セルB1に「200」と入力して、セルC1に「=A1+B1」と入力すると、「300」と表示されます。
これだけです。掛け算は「*」、割り算は「/」を使います。
経費精算とか、売上の計算とか、実務でめちゃくちゃ使います。私も入社して最初の1ヶ月は、ほぼこれしか使ってませんでした。
3. SUM関数とAVERAGE関数だけ覚えればいい
関数って聞くと「うわ、難しそう…」って思いますよね。私もそうでした。
でも、最初はこの2つだけでいいんです。
SUM関数：合計を出す
- 使い方：=SUM(A1:A10)
- 意味：A1からA10までの数字を全部足す
AVERAGE関数：平均を出す
- 使い方：=AVERAGE(A1:A10)
- 意味：A1からA10までの数字の平均を出す
ちあきめもblogでは、初心者が最低限覚えるべき関数として、この2つが挙げられています。
エクセルの初心者であっても、最低限、以下の4つの関数は使えるようにしておきましょう。 これらの関数を知っていると、仕事の効率が上がります。
出典：ちあきめもblog「事務職で求められるワード・エクセルの基本操作ができる人」
正直、私は入社して半年くらい、この2つの関数しか使ってませんでした。でも、それで十分仕事は回ってました。
VLOOKUPとかIF関数とか、そういう難しいのは後からでいいんです。まずはこの2つだけ。
4. 罫線を引いて表を作る
データを見やすくするために、線を引きます。
Excelの「ホーム」タブに「罫線」ボタンがあるので、それをクリックして「格子」を選べば、表っぽくなります。
これ、地味なんですけど、実務では結構使うんですよね。先輩に「この資料、見やすくしといて」って言われたときとか。
見た目を整えるだけで、「ちゃんとしてる人」って印象になります。
5. 保存と印刷設定
これ、意外とつまずくポイントなんです。
保存の違い
- 上書き保存（Ctrl+S）：今開いているファイルに上書き
- 名前を付けて保存：新しいファイル名で別に保存
私は最初、上書き保存と名前を付けて保存の違いが分からなくて、元のファイルを消しちゃったことがあります…。
印刷設定のコツ Excelの印刷って、何も設定しないとページからはみ出たりするんですよね。
「ページレイアウト」タブで「印刷範囲」を設定すると、きれいに印刷できます。
Winスクールの記事でも、印刷設定は初心者がつまずくポイントとして挙げられています。
初心者は経験者が当たり前だと思っている操作方法や便利機能でもつまずいてしまうことがあります。たとえば、シートをコピーしたり、印刷時にページからはみ出さないようにしたりと、簡単な操作や設定でも知らないことは困惑するものです。
出典：Winスクール「新入社員に聞かれて思わず困る今さら聞けないExcelのつまずき！」
私も何度も先輩に聞きました。でも、一度覚えちゃえば簡単です。
Word、実際に使うのはこの4つだけ
Wordは、Excelよりもシンプルです。正直、使う頻度もExcelより少ないかもしれません。
1. 文字入力と変換
当たり前すぎて書くのも恥ずかしいんですけど、これが基本です。
ローマ字入力で文字を打って、変換してEnter。これだけです。
ただ、意外と「大文字と小文字の打ち方が分からない」って人もいるみたいです。Shiftキーを押しながら文字を打つと大文字になります。
2. 文字のサイズ・色・フォント変更
見出しを大きくしたり、重要な部分を赤字にしたり、そういう基本的な装飾です。
「ホーム」タブに全部ボタンがあるので、クリックするだけ。
ビジネス文書って、フォントは「MS 明朝」か「MS ゴシック」が多いです。あと、サイズは10.5か11が標準的。
私は最初、自由にフォント選んでたら先輩に「これ、ビジネス文書だから明朝にして」って言われました。
3. 中央揃え・右揃え・左揃え
文字の配置を変える機能です。
- 左揃え：普通の文章
- 中央揃え：タイトルとか
- 右揃え：日付とか
契約書とか、正式な文書を作るときに使います。
「ホーム」タブに3つボタンが並んでいるので、選ぶだけです。
4. 印刷設定（余白・ページ設定）
Wordの印刷も、最初は戸惑うかもしれません。
「レイアウト」タブで余白を調整したり、「1ページに収める」みたいな設定ができます。
私は最初、2ページになっちゃった文書を1ページに収める方法が分からなくて、文字を削って調整してました。でも、余白を狭くすれば簡単に収まるんですよね。
ExcelとWord、どっちを使えばいいの？
「この資料、ExcelとWordどっちで作ればいいんだろう？」って迷うこと、ありますよね。
判断基準は簡単です。
計算が必要→Excel 数字を扱う、合計を出す、グラフを作る、そういうときはExcel。
文章がメイン→Word 契約書、報告書、お知らせ文書みたいな、文章を書くときはWord。
リベラボの記事では、WordとExcelの使い分けで作業時間に30倍以上の差が出ることもあるとされています。
どうでしょうか？30倍以上も差が出ます。 もちろん、コレはただの想定なので担当者が、めっちゃタイピングやコピペが早ければWordでも対抗出来るかも知れませんが、圧倒的にExcelの方が早いし確実です。
出典：リベラボ「30時間の差が出る！！ WordとExcelの使い分けのマスターは人生を変える！！」
迷ったら、「数字を使うか、文章を書くか」で判断すればOKです。
まず今日、ExcelとWordを開いてやってみること
ここまで読んでくれてありがとうございます。
でも、読んだだけじゃ意味がないんです。実際に手を動かさないと、覚えられません。
だから、今日これから、5分だけ時間を取って、実際にExcelとWordを開いてみてください。
Excelで今すぐやること（3ステップ）
ステップ1：Excelを開く パソコンの検索バーで「Excel」と入力して、開いてみてください。
ステップ2：セルに自分の名前を入力してみる A1のセルに自分の名前を入力してEnter。これだけでOK。
ステップ3：隣のセルに数字を入れて、足し算してみる
- B1に「100」と入力
- C1に「200」と入力
- D1に「=B1+C1」と入力してEnter
「300」って表示されたら成功です！
これだけです。たった3ステップ。5分もかかりません。
Wordで今すぐやること（2ステップ）
ステップ1：Wordを開く パソコンの検索バーで「Word」と入力して、開いてみてください。
ステップ2：適当に文章を書いて、文字サイズを変えてみる
- 「テスト」と入力
- 文字を選択して、「ホーム」タブのフォントサイズを「18」に変更
文字が大きくなったら成功です！
これだけやれば、もう「Excel・Wordを触ったことがある人」です。
明日からも、少しずつでいいんです。先輩に聞かれたことを一つずつ覚えていけば、半年後には「結構使える人」になってます。
まとめ：完璧じゃなくても、仕事は回る
この記事で伝えたかったのは、**「全部覚えなくていい」**ってことです。
Excel・Wordって、機能がめちゃくちゃ多いんです。でも、実務で使うのはほんの一部。
最低限、この記事で紹介した内容だけ覚えれば、とりあえず仕事は回ります。
Excel 5つ
- データ入力とコピペ
- 四則演算
- SUM関数とAVERAGE関数
- 罫線を引く
- 保存と印刷設定
Word 4つ
- 文字入力と変換
- 文字のサイズ・色・フォント変更
- 中央揃え・右揃え・左揃え
- 印刷設定
先輩に何度も聞いちゃうのも、全然OKです。みんな通った道なので。
むしろ、「分からないことをちゃんと聞ける人」の方が、成長が早いです。
焦らず、一つずつ、やっていきましょう。
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